III. FORMA DE COMUNICACIÓN

Este documento será comunicado de la siguiente manera:

• A los empleados. Mediante correo electrónico a la dirección institucional de cada uno de ellos y a través del grupo de WhatsApp de todos los empleados creado para comunicaciones relacionadas con la pandemia.

• A los contratistas: Mediante correo electrónico.

• A los proveedores y usuarios: A través de las instrucciones que los funcionarios les impartan en comunicaciones verbales o escritas en relación con los requisitos o interrelaciones específicas.  

 

IV. RESPONSABILIDADES FRENTE A LA PREVENCIÓN DE COVID

Todos los empleados de la Notaría 41 son responsables del autocuidado y del estricto cumplimiento de las instrucciones incluidas en el presente protocolo en aras de su salud y la de todos sus compañeros y usuarios.

Sin perjuicio de lo anterior, el responsable de las comunicaciones, capacitaciones, toma de evidencias, archivo de éstas, control de instrucciones y toma de medidas ante síntomas de alerta es el funcionario responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante SG_SST).

 

La Gerente de la Notaría es la responsable de elaborar este protocolo y sus actualizaciones, de atender consultas del responsable del SG-SST y de instruir a éste sobre la toma de medidas. 

 

V. SINTOMAS COVID-19

Debe tenerse en cuenta que hasta la fecha la comunidad médica y científica ha determinado que los síntomas más comunes del Covid-19 son los siguientes:

• Fiebre

• Cansancio

• Tos seca

 

Algunas personas también pueden experimentar:

 

• Dolores y molestias

• Congestión nasal

• Abundante secreción nasal

• Dolor de garganta

• Diarrea

• Pérdida del sentido del gusto o del olfato o ambos.

 

Es importante advertir que a la fecha se ha informado por las distintas fuentes científicas y de salud, que se pueden presentar casos de Covid-19 sin síntomas. 

 

VI. PROTOCOLO ANTE TRABAJADOR CON SÍNTOMAS COMPATIBLES CON COVID-19.

Cualquier empleado que sienta un síntoma de Covid-19 o tenga conocimiento de que alguien de su familia o con quien ha tenido contacto, tiene síntomas, ha tenido riesgo de ser contagiado o ha sido diagnosticado, deberá inmediatamente informar al responsable del SG-SST (actualmente Brigith Ayala).

La misma información debe darla cualquier trabajador que detecte que un compañero tiene dichos síntomas.

 

Según las circunstancias la responsable del SG-SST, previa consulta con la Gerente de la Notaría, le dará las indicaciones de cómo proceder.

Si llega a determinarse contagio efectivo o grave riesgo de contagio, la responsable del SG-SST procederá, junto con la Gerente, a realizar el cerco epidemiológico y a informar a la ARP, EPS y a las autoridades competentes, todo de acuerdo con la Circular 362 de 2020 de la SNR.

Si llegare a determinarse que el empleado sí tiene riesgo de estar contagiado, deberá dirigirse inmediatamente a su vivienda y el auxiliar de servicios generales realizará la desinfección exhaustiva del puesto del respectivo trabajador y de sus elementos.

​

VII. DECLARACIÓN DE ESTADO DE SALUD.

Todos los empleados deben realizar una declaración de estado de salud en donde se indique si presenta alguna enfermedad o condición que pueda considerarse una conmorbilidad.

​

El responsable del SG-SST determinará, junto con la Gerente, las personas que por sus condiciones de salud deben desempeñar trabajo en casa.

​

VIII. ESTRATEGIAS Y CAMBIOS.

Debido a las distintas normas expedidas con base en la emergencia decretada, a algunas específicas del servicio notarial y especialmente por la prioridad que representa para el Notario 41 el cuidado de la salud de los empleados y los usuarios de la Notaría 41, se fijan las siguientes estrategias:

​

1. CAMBIO DE HORARIO.

El horario laboral a partir de la fecha será de 7:00 am a 5:00 pm.

Habrá una (1) hora de almuerzo que será fijada para cada persona por la Secretaria del Despacho a partir de las 12:00 m e indicando el lugar para almorzar, para garantizar que no se presente aglomeración de empleados en los mismos lugares de almuerzo, debido al riesgo de no contar en ese momento con el tapabocas.  

​

2. IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD

 

2.1. TAPABOCAS.

La Notaría hará entrega a cada trabajador de dos (2) tapabocas lavables para uso en la Notaría.

Los tapabocas (desechables o lavables) deben usarse teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:

• Todos los trabajadores deben permanecer con tapabocas en el lugar de trabajo. Solo puede retirarse para comer.

• Los funcionarios de mensajería y toma de firmas NUNCA pueden retirarse el tapabocas. Deben permanecer con éste puesto durante sus recorridos, al interactuar con otras personas y al atender a los clientes.

• Nunca se baje el tapabocas al cuello.

• Debe lavarse las manos antes de ponerse el tapabocas y después de quitárselo. 

• La colocación debe ser sobre la nariz y debajo del mentón.

• Las tiras o cauchos deben quedar por encima de las orejas.

• El tapabocas debe ponerse y quitarse sujetándolo del caucho o de las tiras.

• El tapabocas nunca debe tocarse con las manos. Si requiere acomodárselo, hágalo de los cauchos o tiras.

• Si toca el tapabocas por error, lávese inmediatamente las manos

• Nunca ponga el tapabocas sobre ninguna superficie.

• Los tapabocas desechables deben doblarse con la cara externa hacia adentro y desecharse inmediatamente en la caneca dispuesta para ello.

• Los tapabocas lavables deben cambiarse a la hora del almuerzo, guardando el que se quita en la bolsa suministrada para este efecto.

• Los dos (2) tapabocas deben sumergirse en agua con jabón al llegar a la casa y después de media hora lavarlos y ponerlos a secar.   

 

2.2. MONOGAFAS.

A los auxiliares de servicios generales y a las personas que deben atender público se les entregará una careta que debe mantener puesta siempre y especialmente cuando se acerquen al usuario.

La monogafa debe desinfectarse con alcohol cada vez que se la ponga y se la quite. 

 

2.3. GUANTES.

A las personas que realizan labores de aseo se les entregarán guantes.

Los guantes deben quitarse halando de la muñeca y volteándolos. Inmediatamente deben desecharse en la caneca dispuesta para esto en la puerta de la Notaría. 

Nunca debe reutilizarse unos guantes

 

2.4. DELANTAL.

A las personas que realizan labores de aseo se les entregará un delantal que deben ponerse siempre que hagan aseo a las instalaciones.

​

Los uniformes de dotación deben lavarse todos los días.

​

2.5. OVEROL.

Al portero se le suministrará un overol que deberá ponerse antes de que empiece a abrir y a atender a los usuarios.

El overol debe guardarse en la bolsa suministrada para el efecto y lavarse todos los días. 

​

NOTA/ Las bolsas de las canecas dispuestas para el desecho de elementos de son de color rojo y se desecharán en la forma indicada por la empresa de aseo.  

 

3. INSUMOS DISPONIBLES.

• Antibacteriales. Se ha dispuesto un frasco al ingreso de las instalaciones de la Notaría y en cada área.

• Alcohol. Se ha dispuesto en cada área un dispensador con spray.

• Jabón antibacterial: Se encuentra disponible, como siempre, en todos los baños de empleados y público.  

• Toallas de papel. Se encuentran disponibles, como siempre, en todos los baños de empleados y público y en cada área para la limpieza de cada puesto de trabajo.

• Caneca con tapa para desecho de mascarillas y guantes. La cual se encuentra en el primer piso al lado de la cartelera. Dos termómetros digitales para toma de temperatura de los funcionarios, usuarios y proveedores.

​

4. TRABAJO EN CASA

A la fecha, todos los contratistas y empleados de contratistas prestan sus servicios en forma remota, salvo por los servicios de tecnología, cuyo mantenimiento preventivo y correctivo ha requerido presencia del técnico en algunas ocasiones.

Desde antes del decreto de la primera cuarentena se decidió adoptar un mecanismo de trabajo en casa para las personas que se estimaba que podían ser más vulnerables al contagio.

Durante las anteriores cuarentenas se implementó un sistema de trabajo en casa para casi el 50% de los empleados.

A partir de la fecha, debido a la apertura al público durante todos los días hábiles y los turnos, se implementará trabajo en casa permanente para todos los empleados que puedan desarrollar sus labores a distancia y especialmente para aquellas personas que presenten conmorbilidades.

Las capacitaciones planeadas para este trimestre serán realizadas en forma virtual a fin de evitar el contacto cercano entre los trabajadores.

La decisión sobre las personas que trabajarán por teletrabajo podrán irse modificando según las necesidades del servicio.

Diariamente, las personas que realicen trabajo en casa deben reportar su estado de salud, incluyendo la  toma de temperatura e informarlo vía whatapp al responsable del SG-SST.  

 

5. PROCESO DE ESCRITURACIÓN.

Se implementan los siguientes cambios: 

1. Todos los documentos de cada radicado, se guardarán en una carpeta de Dropbox. Las digitadoras y los revisores trabajaran con base en los documentos digitales. Solo se usará el paquete físico para el cierre de la escritura.   

2. Se debe hacer una entrevista telefónica a cada usuario antes de citarlo a firmar la escritura para determinar todos los datos relevantes para la elaboración completa de la escritura y la liquidación. 

3. Se debe citar a los usuarios a una hora exacta en la Notaría y a un usuario por turno.

4. Los usuarios deben haber revisado y aprobado la minuta antes de su cita en la Notaría a fin de que solo deban firmar y no se demoren en la Notaría.

5. Se debe fomentar el uso del pago previo por PSE y en su defecto con tarjeta de crédito o débito en la Notaría.

6. En todos los casos (toma dentro y fuera del Despacho) se debe tomar foto al usuario.

 

6. BIOMETRIA Y HUELLA.

A partir del 1º de junio se habilita nuevamente la utilización de biometría para los casos permitidos por ley (escrituras públicas, autorizaciones de salida del país de menores, cesión de derechos, otorgamiento de poderes y firma a ruego) siguiendo este procedimiento:

• Inmediatamente antes de que el usuario tenga contacto con el captor biométrico se le debe pedir que se dirija al baño a lavarse las manos. A los usuarios de autenticación se les debe solicitar que se laven las manos al entrar a la Notaría. 

• Antes y después de cada uso del captor biométrico el funcionario que está atendiendo al usuario debe desinfectarlo con alcohol isopropílico y lavarse las manos.

• La toma de biometría solo podrá hacerse por los funcionarios que ya han sido autorizados por el Notario.

No podrá tomarse huella dactilar con tinta.   

 

 

7. TOMA DE FIRMAS FUERA DEL DESPACHO

En la toma de firmas a domicilio se seguirá el siguiente procedimiento:

​

• El funcionario se presentará en el lugar donde se encuentra el usuario con tapabocas, guantes y monogafas.

• Antes de entregar las hojas de la escritura se desinfecta las manos con gel antibacterial. 

• Se debe procurar no ingresar a la residencia u oficina del usuario. Si es posible se debe pedir que sea atendido en la portería del respectivo edificio.

• Debe solicitarse en la portería o en la casa u oficina del usuario usar el baño para lavarse las manos antes de tomar la firma y la huella, procurando no tocar ninguna superficie con la que no sea necesario tener contacto para lavarse las manos.  

• El usuario debe firmar con su propio esfero.

• En relación con la toma de biometría se seguirá lo establecido en el numeral 6 anterior. 

 

8. HUELLA PARA REGISTRO DE INGRESO.

Se suspende el uso de la huella para el registro de ingreso de los trabajadores.

 

9. PUESTOS DE TRABAJO.

A fin de que los trabajadores mantengan un distanciamiento entre ellos de al menos dos (2) metros, a partir del 27 de abril se reorganizarán los puestos de trabajo. Esta reorganización será informada al ingreso a la Notaría el 27 de abril por la Secretaria del Despacho. 

 

10. TOMA DE ALMUERZO

Al momento de tomar el almuerzo deben cumplirse las instrucciones de retiro del tapabocas ya indicadas.

El almuerzo será tomado en forma individual (sin grupos), en el horario y el sitio que señale la Secretaria del Despacho.

Los almuerzos se calentarán en los hornos microondas, previa desinfección por la auxiliar de servicios generales entre cada uso. 

El sitio donde se tome el almuerzo deberá ser desinfectado cada vez que un trabajador termine y antes de que otro lo vaya a usar. 

 

11. TRASLADO DE LOS EMPLEADOS.

Todos los trabajadores al trasladarse desde su vivienda hasta la Notaría deberán hacer uso de un tapabocas desechable que deben botar en la caneca prevista para el efecto en la puerta de la Notaría.

Al salir en la tarde deben nuevamente usar otro tapabocas desechable.

 

12. INGRESO DE EMPLEADOS A LA NOTARIA

12.1 Si al momento de ingresar a la Notaría se encuentran varios trabajadores, estos deberán realizar una fila tomando 1 metro de distancia, entendiéndose su ingreso por orden de llegada.

12.2 El responsable del SG-SST tomará la temperatura de cada trabajador al momento de ingresar a la Notaría con el termómetro laser y dejará registro de la temperatura en la planilla dispuesta para ello.

12.3 En caso de que se detecte que algún trabajador tiene temperatura de más de 38 grados el protocolo será ubicar al trabajador en la zona establecida para el aislamiento preventivo y se deberá seguir el procedimiento establecido en este protocolo para los casos de detección de síntomas de Covid-19.

12.4 En la entrada de la Notaría se ha dispuesto un tapete impregnado con alcohol, sobre el cual los trabajadores deberán limpiar sus zapatos  a efectos de desinfectarlos.

12.5 Se implementará al ingreso de la notaría la aspersión con alcohol sobre la ropa y maletín de cada trabajador, sin hacer contacto con la piel.

12.6 Todos los empleados inmediatamente ingresen a la Notaria y antes de sentarse en su puesto de trabajo y de tocar cualquier cosa, deben lavarse las manos teniendo en cuenta las instrucciones que más adelante se indican.

12.7 Los mensajeros deben cumplir este protocolo cada vez que ingresen a la Notaría, las veces que sea necesario.

 

13. ASESORÍA AL PÚBLICO

La asesoría jurídica al público se dará de forma telefónica en los mismos turnos acostumbrados, para lo cual se les informará a los usuarios que pueden comunicarse con la extensión 110, la cual será atendida por el abogado que esté de turno para la asesoría. 

 

14. NORMAS DE COMPORTAMIENTO.

Se deben cumplir estrictamente las siguientes instrucciones:

​

14.1 No saludarse de beso, de abrazo ni de mano entre los compañeros, ni con los usuarios.

14.2 Cada funcionario debe tener su esfero y demás herramientas de trabajo. No deben prestarse ni entre compañeros, ni con los usuarios. Si un usuario no tiene esfero se le dará uno para que se quede con él. 

14.3 No se deben compartir los teléfonos celulares. Cada persona deberá usar el celular institucional asignado y en su defecto su celular personal.

14.4 Los teléfonos fijos serán atendidos por una sola persona. Si la persona que llama necesita a alguien de esa área se le deberá dar la razón o pedir que se comunique al celular.

14.5 No deben compartirse los almuerzos, ni las bebidas. 

​

15. PUERTAS.

Para evitar la contaminación de las manos, cada vez que se tocan manijas se mantendrán abiertas todas las puertas que lo permitan, es decir, aquellas que no tengan brazo de cierre automático y las que no requieren estar bloqueadas especialmente al público. 

 

16. VENTANAS.

Deben mantenerse la mayor cantidad de ventanas abiertas

 

17. VENTILADORES

Queda suspendido el uso de ventiladores en toda la Notaría.

 

18. ASEO PUESTOS DE TRABAJO

Cada trabajador deberá limpiar su puesto de trabajo, incluyendo computador, teclado, pantalla, mouse, celular, teléfono y escritorio con alcohol cada hora en punto empezando desde su ingreso al trabajo. Para ello cada persona deberá poner una alarma en su celular. 

 

19. LIMPIEZA DE LAS INSTALACIONES

Cada vez que un usuario de escrituración salga de la Notaría la auxiliar de servicios generales deberá limpiar con alcohol y toallas de un solo uso la mesa y las sillas en donde se atendió al cliente.

 

Además de la limpieza exhaustiva de las instalaciones, se realizará una desinfección con la máquina de aspersión adquirida para esta labor dos (2) veces a la semana. 

 

20. CAPACITACION A AUXILIARES DE SERVICIOS GENERALES.

La auxiliar administrativa capacitará el 27 de abril a las dos (2) auxiliares de servicios administrativos en el Protocolo de limpieza, con todos los componentes y requisitos de la Resolución 666 de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social.

Esta capacitación se reforzará cada quince (15) días y se hará nuevamente siempre que ingreso una nueva persona a ocupar el cargo.

El Protocolo de Limpieza y Desinfección constituye anexo al presente Protocolo.

 

21. BEBIDAS A LOS USUARIOS.

Se suspende el ofrecimiento de bebidas a los usuarios. Estos podrán tomar directamente agua del dispensador en los vasos desechables cuando sea imprescindible.

​

​

22. INGRESO DE USUARIOS A LA NOTARIA

​

22.1 El portero de la Notaría debe diligenciar la plantilla de ingreso de todos los usuarios con su propio esfero, sin permitir que el usuario lo haga.

22.2 Antes de ingresar a la Notaría el portero deberá tomar la temperatura de cada usuario con el termómetro láser dispuesto para ello y si se detecta que es mayor a 38 grados, le informará que no puede ingresar por esta razón. Esta situación se debe informar inmediatamente al responsable del SG-SST.  

22.3 Solo puede ingresar la persona que va a realizar el trámite notarial.

22.4 Antes de ingresar cada usuario debe limpiarse los pies en el tapete de desinfección dispuesto en la entrada.

22.5 Todos los usuarios deben ingresar con tapabocas.

22.6 Al momento de entrar todos los usuarios deben lavarse las manos en el lavamanos portátil de la entrada (mientras se recibe el que se encargó, lo harán en el baño público del primer piso).

22.7 Solo se permitirá entrar a un usuario a la vez para los servicios de autenticación y registro civil.

22.8 Para escrituración se deberá verificar la cita de cada usuario. Para radicaciones nuevas solo podrán ingresar dos usuarios a la vez.

22.9 Mientras los usuarios esperan ingresar a la Notaría para ser atendidos deben realizar una fila con un espacio de dos (2) metros entre cada persona.

 

23. INGRESO DE PROVEEDORES.

 

Los proveedores para ingresar a las instalaciones de la Notaría deberán seguir el mismo protocolo que los usuarios.

Todos los proveedores serán atendidos por la auxiliar administrativa en la zona de almacenamiento de insumos, donde se descargarán los elementos a entregar. Inmediatamente se reciban los elementos se procederán a desinfectar con alcohol y se dejarán ventilándose por doce (12) horas.

Los elementos que no puedan mojarse con alcohol, tales como papelería, debe desinfectarse solo el empaque y dejarse ventilar al menos por dos (2) días.

Después de recibidos y desinfectados los elementos, la auxiliar administrativa debe lavarse las manos siguiendo la técnica aquí indicada. 

  

24. AVISO AL PÚBLICO

En cada piso, en un lugar donde el público tenga acceso, se fijará un aviso en el cual se indicarán las precauciones que deben tomarse para evitar el contagio, a saber:

 

• Síntomas del Covid.

• Evitar asistir a la Notaría si tiene algún síntoma.

• Uso de tapabocas obligatorio.

• Lavado frecuente de manos.

• Distanciamiento de al menos 2 metros.

• Evitar saludar de mano, abrazo o beso.

• Etiqueta respiratoria

 

25. AREA PARA GUARDAR ROPA Y CASCOS

La ropa y los cascos de las motos se deberán guardar en el espacio dispuesto para este efecto en el área de Protocolo.

​

26. INFORMACIÓN SOBRE COVID.

Con el fin de que todos los funcionarios de la Notaría, trabajando en forma presencial o por trabajo en casa, reciban constantemente información sobre el Covid-19, especialmente sobre su prevención, a través del chat de whatsapp se capacitará así:

 

1. Signos y síntomas (incluyendo los avances de información científica calificada). Una vez por semana.   

2. Medidas de prevención: Dos veces a la semana.

3. Etiqueta respiratoria: Una vez a la semana.

4. Correcto lavado de manos. Una vez a la semana.

 

27. REGISTRO DIGITAL DE VERIFICACIÓN DE LUGARES VISITADOS.

Todos los días a las 4:50 pm, cada empleado deberá enviar, vía mail, a Luisa Castañeda, el siguiente cuadro diligenciado:

​

FECHA    HORA    LUGAR           DIRECCIÓN                     PRESONA(S) CON QUIEN TUVO CONTACTO                                TELÉFONO          

​

​

​

​

​

​

​

Teniendo en cuenta que la Circular 362 del 29 de mayo de la SNR, establece que debe implementarse este registro respecto de los lugares visitados dentro y fuera de la operación, es necesario que la fecha y hora con que se inicia el cuadro de cada día será el primer lugar visitado al salir en la tarde de la Notaría y terminar con el último sitio que se visitó durante el horario laboral. Esto último aplica solo para los funcionarios que deben salir de la Notaría. Los demás solo deben indicar que estuvieron en las instalaciones de la Notaría.

 

IX. MEDIDAS ESENCIALES

Debe tenerse en cuenta que de todas las fuentes nos indican que las medidas más eficaces para evitar el contagio son:

 

1. EL CONSTANTE Y ADECUADO LAVADO DE MANOS

 

1.1 Momentos.

 

• Apenas se ingrese a la Notaría y a su vivienda.

• Antes y después de ponerse el tapabocas.

• Cada vez que por error se toque el tapabocas y aun no sea el momento de retirárselo.

• Cada vez que se toque un objeto que pueda estar contaminado, tales como manijas, pasamanos, etc., al igual que si llega a haber contacto con otra persona.

• Antes y después de ir al baño.

• Antes y después de comer.

• Después de manipular dinero.

• Después de toser o estornudar.

• Antes de tocarse la cara.

• Cada dos (2) horas según los turnos indicados en el cuadro adjunto.  

 

1.2 Forma adecuada.

 

• El lavado de manos debe hacerse con agua y abundante jabón. La aplicación del jabón debe durar al menos 20 segundos y cubrir toda la superficie de la mano, palma, dedos y entre éstos, siguiendo los recordatorios de la técnica de lavado de manos publicada en las respectivas zonas de lavado de manos.                                        

• El secado de manos se realizará únicamente con las toallas de un solo uso (toallas desechables).

• La higiene de manos con alcohol glicerinado únicamente se debe realizar cuando las manos estén visiblemente limpias.

 

Importante. Al chat se enviarán frecuentemente videos mostrando la correcta lavada de manos.

 

2. EL DISTANCIAMIENTO SOCIAL.

Adicionalmente a las otras medidas ya indicadas, se reitera:

​

2.1 Entre trabajadores. Se debe:

​

• Procurar hablar por los teléfonos fijos o celulares con los compañeros, aun estando en la Notaría. 

• Mantener la mayor distancia posible cuando se habla, sin quitarse nunca el tapabocas.

​

2.2 Respecto a usuarios. 

 

• Solo puede ingresar a la Notaría la persona que va a realizar el trámite notarial.

• Se debe atender a los usuarios a través de las ventanillas. Solo debe acercarse cuando sea completamente indispensable.

• Los usuarios de autenticaciones y registro civil deben ingresar de a una persona. 

 

3. EVITAR A TODA COSTA TOCARSE LA CARA

Este es la mejor precaución que se puede tomar junto con el tapabocas. Como tocarse la cara muchas veces es instintivo, se sugiere entre compañeros alertar a quien se toque la cara para que evite hacerlo. 

 

4. USO DE TAPABOCAS

Esta medida debe cumplirse estrictamente como se indicó antes. 

 

NOTA/ LAS MEDIDAS PREVISTAS EN EL PRESENTE CAPITULO SON IGUALMENTE OBLIGATORIAS QUE LAS DEL ANTERIOR, PERO SE LES DISPUSO UNO APARTE POR LA IMPORTANCIA DE SU EFICACIA.

 

X. REGISTRO E INSPECCIONES

El Responsable del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”) hará diariamente inspecciones en toda la Notaría e indagará a los trabajadores sobre el cumplimiento del presente Protocolo y realizará un registro de los resultados y de las medidas de mejoramiento. 

 

XI. OBLIGACIONES DE TRABAJADORES, CONTRATISTAS Y EMPLEADOS DE CONTRATISTAS.

Los empleados y contratistas deberán cumplir con las siguientes obligaciones, las cuales se entienden incorporadas en los contratos de trabajo y de prestación de servicios:

1. Atender y cumplir estrictamente todas las medidas adoptadas en el presente protocolo.

2. Reportar inmediatamente al área de recursos humanos si presenta algún síntoma de Covid-19.

3. Reportar cualquier caso de Covid-19 que se presente en su familia y/o en el lugar en donde residan.

4. Diligenciar el formato de estado de salud, indicando especialmente si presenta circunstancias de salud que se consideren conmorbilidades.

5. Diligenciar el registro digital de verificación de lugares visitados.

 

XII. SISTEMA DE GESTIÓN Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

El responsable del SG-SST será el encargado de las siguientes actividades, las cuales se entienden incluidas en el Sistema:

​

1. ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES. Poner en conocimiento de la ARL el presente protocolo a fin de recibir retroalimentación y sugerencias.

2. REPORTES POSITIVOS. Dar el manejo indicado en la Resolución 666 de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social en caso de que se reporte de detección de síntomas de Covid-19 de algún trabajador. 

3. REPORTE DIARIO DE PERSONAS EN TELETRABAJO. Verificar diariamente el estado de salud de las personas que están realizando teletrabajo. 

4. ETIQUETA RESPIRATORIA. Enviar videos al chat de la Notaría acerca de la etiqueta respiratoria (cuidados al toser o estornudar) y fijar un aviso al público instruyendo sobre este tema. 

5. CAPACITACIÓN. Se enviará dos veces por semana al chat de la Notaría videos informativos sobre prevención de contagio del Vovid-19. 

 

 

XIII. EVIDENCIAS.

El responsable del SG-SST mantendrá un archivo actualizado de la evidencia de todas las medidas establecidas en el presente protocolo, en el cual se archivará al menos:

 

1. Versiones y actualizaciones del Protocolo de Bioseguridad

2. Relación de información y videos publicados en el chat de whatsapp sobre el Covid-19.

3. Planiilas de asistencia a capacitación de auxiliares de servicios generales.

4. Declaración de estado de salud de todos los empleados.

5. Reporte de estado de salud de las personas que realizan trabajo en casa.

6. Fotos y videos de las desinfecciones que se realizan dos veces a la semana de todas las instalaciones de la Notaría.

7.  Fotos de los avisos publicados en la Notaría acerca del Covid-19

8. Registro de temperatura tomada a los funcionarios diariamente.

9. Registro digital de verificación de lugares visitados.

10. Planilla de control de ingreso de usuarios.

 

 

XIV. PRECAUCIONES EN LA VIVIENDA.

1. Retirar zapatos en la entrada y lavar suela con agua y jabón

2. Quitarse la ropa y lavarla en lavadora o a mano can agua caliente.

3. No sacudir la ropa al quitársela

4. Desinfectar los elementos personales tales como llaves, celular, gafas y demás elementos que porte dentro y fuera del morral o cartera, que hayan podido tenido contacto con el exterior y que como consecuencia puedan estar expuestas al virus.

5. Bañarse apenas entre a su casa.

6. Mantener la casa ventilada y aseada

7. Si hay personas con síntomas de gripa, usar todos tapabocas

 

XV. CONVIVENCIA CON PERSONAS DE ALTO RIESGO

Los trabajadores que convivan con personas que tengan riesgos altos de salud ante un contagio de Covid-19 deberán seguir las medidas indicadas en el numeral 4.6. de la Resolución 666 de 2020.

​

XVI. RECOMENDACIONES

Además de las medidas indicadas en el presente protocolo, las cuales son obligatorias, se realizan las siguientes recomendaciones:

• Procurar usar medios alternativos de transporte distintos al transporte masivo, tales como bicicleta, moto o carro particular, buscando compartirlo con otros compañeros, siempre que se permita estar distanciado dentro del vehículo.

• No usar elementos metálicos, tales como collares, aretes, relojes, etc.

• No salir de la vivienda sino para ir a trabajar o comprar comida, respetando las normas nacionales y distritales de la cuarentena.

• Hacer deporte.

• Comer saludablemente.

• Bajar la aplicación CoronApp en los celulares personales y reportar diariamente su estado de salud y motivar a los familiares y amigos a que lo hagan. 

​

XVII. ANEXOS.

Son anexos del presente protocolo los siguientes formatos y/o documentos:

• Declaración de estado de salud

• Registro digital de visitas

• Planilla de control de ingreso de visitantes

• Planilla de control de toma de temperatura

• Protocolo de Limpieza y Desinfección